培训内容:
模块一:SharePoint数据表格基础操作
目标:掌握SharePoint列表创建、字段设计及简单数据管理
培训内容:
1.SharePoint列表创建与配置
l 列表类型选择:自定义列表 vs. 预置模板(如任务列表、联系人列表)
l 字段类型详解:文本、数字、日期、选择(单选/多选)、查找列、人员列
l 实操:创建“员工信息表”,包含字段:姓名、工号、部门(选择列)、入职日期、直属领导(人员列)
2.数据导入与导出
l 从Excel/CSV导入数据:字段映射规则、避免数据丢失的技巧
l 导出为Excel:保留格式与公式限制说明
l 实操:将现有Excel员工数据导入SharePoint列表,并导出验证一致性
3.列表视图与筛选
l 创建自定义视图:按部门分组、按入职日期排序
l 条件格式化:高亮显示即将到期的合同
l 实操:为“员工信息表”创建“试用期提醒”视图,自动标记入职满3个月的员工
4.基础权限设置
l 网站级权限 vs. 列表级权限:继承与中断继承
l 用户组管理:创建“HR专员”组并分配编辑权限
l 实操:限制普通员工仅能查看自己的信息,HR可编辑全部数据
模块二:多表格联动与数据整合
目标:实现跨列表数据关联及自动化同步
培训内容:
1.查找列(Lookup Column)实现表间关联
l 原理:通过外键关联两个列表(如“项目表”关联“员工表”的负责人字段)
l 注意事项:避免循环引用、性能优化(减少查找列数量)
l 实操:创建“项目表”,通过查找列关联“员工信息表”的负责人
2.级联下拉菜单(Power Apps实现)
l 场景:选择“部门”后,第二级下拉仅显示该部门员工
l 步骤:在Power Apps中绑定数据源,设置“Items”属性为过滤后的集合
l 实操:为“项目表”添加级联下拉,实现“部门→负责人”联动选择
3.Power Automate自动化同步
l 触发条件:当列表A数据更新时,自动更新列表B的关联字段
l 示例流程:项目状态变更 → 发送邮件通知负责人 → 更新“任务看板”列表
l 实操:创建流程,当“项目表”状态变为“已完成”时,自动标记关联任务为“已关闭”
4.Excel与SharePoint数据联动
l 方案1:Excel Online直接编辑SharePoint列表数据(实时同步)
l 方案2:本地Excel通过Power Query获取SharePoint数据(需手动刷新)
l 实操:在Excel Online中打开“员工信息表”,添加计算列(如工龄=当前日期-入职日期),保存后自动同步回SharePoint
模块三:本地-线上数据公式链接与协同编辑
目标:实现本地Excel与SharePoint数据双向绑定,支持权限控制下的协同
培训内容:
1.本地Excel与SharePoint数据同步策略
l 方法1:OneDrive同步本地文件夹与SharePoint文档库(自动上传修改)
l 方法2:Excel“数据”→“获取数据”→“从SharePoint”导入(需手动刷新)
l 对比:方法1适合频繁修改,方法2适合只读分析
2.公式引用限制与替代方案
l 问题:本地Excel无法直接引用SharePoint列表中的实时数据
l 解决方案:
使用Power Query定期刷新数据源
通过VBA脚本模拟链接(需启用宏)
l 实操:在本地Excel中创建Power Query连接,获取“项目表”数据并计算完成率
3.协同编辑权限深度配置
l 行级权限:通过Power Apps或SharePoint Syntex实现(如仅项目负责人可编辑自己负责的行)
l 字段级权限:使用第三方工具(如List Formatting)隐藏敏感字段(如薪资)
l 实操:为“项目表”设置行级权限,确保团队成员只能编辑自己的项目
4.冲突解决与版本控制
l Excel Online:实时协作时,系统自动合并更改或提示冲突
l SharePoint列表:通过“版本历史”恢复误删数据
l 实操:模拟多人同时编辑“项目表”,演示冲突解决流程
模块四:实战案例